Tesis Yönetimi Nedir?

Tesis yönetimi, karmaşık fonksiyonlara sahip bir organizasyonun, çalışanları ve çalışmaları ile fiziksel olarak işyerinin koordinasyonunu sağlayan tüm faaliyetlerin bütünüdür. Tesis Yönetimi, işletme, mimarlık, mühendislik ve davranış bilimlerinin bütünleşmesidir. Tesisler arasında alışveriş merkezleri, oteller, ofis binaları, banka şubeleri, zincir marketler, yetkili otomobil satış ve servis hizmet noktaları, spor kompleksleri, hapishaneler, perakende satış mağaza zincirleri, otoyollar, köprüler, enerji üretim tesisleri, fabrikalar, müzeler ve diğer tüm gelir getiren yapılar veya devlet kurumlarına ait binalar bulunur.

Tesis yönetimi tipik olarak aşağıdaki sorumluluklar ile birlikte ayrıca çeşitli işlev ve destek hizmetlerini kapsamaktadır.

  • Teknik Hizmetler
  • Temizlik Hizmetleri
  • Güvenlik Hizmetleri
  • Gayrimenkul Yönetimi
  • Bina Yönetimi
  • Mühendislik Hizmetleri
  • Alan Planlaması ve Yönetimi
  • İşletme Muhasebesi
  • Posta ve Haberleşme Hizmetleri
  • Arşiv Yönetimi
  • Bilgi Sistemleri ve Telekominikasyon Yönetimi
  • İş Sağlığı ve Güvenliği Yönetimi
  • Peyzaj Yönetimi
  • Personel Servislerinin Yönetimi
  • Filo Yönetimi
  • Envanter Yönetimi

Ayrıca üretkenliği destekleyen, iç ve dış müşterileri memnun eden, yasal yönetmelikleri karşılayan ve verimli bir ortamlar yaratmak Tesis Yönetimi kapsamına giren işlerdir. Dolayısıyla tüm bu işlerin idarisi Tesis Yöneticisinin görevidir.

HER İŞLETMENİN FARKLI TESİS İHTİYAÇLARI VAR

Tesis terimi, geniş bir yelpazede binalar, kompleksler ve diğer fiziksel varlıkları ifade etmek için kullanılır. Tesis, kapalı bir alana sahip bir ofis veya birden fazla ofis; bir bina içindeki bir kat veya birden fazla katlara sahip; tek bir bina veya birden fazla binalar veya yapılar olabilir. Bu yapılar kentsel bir ortamda, taşrada veya kırsal ortamda olabilir. Tüm bu yapılar ve binalar bir endüstriyel kompleksin, ticari ofislerin veya bir kampüsün parçası olabilir.

Sinema salonu, müze, ilaç fabrikası veya bir banka gibi tesislerin ihtiyaçları (mobilya, ofis alanı, klima sistemleri, aydınlatma armatürleri vb.) temelde bir çok noktada ortak olsa da, iş faaliyetlerinin yapıldığı alana uygun olarak, iş faaliyetlerinin ihtiyaç ve taleplerine göre Tesis Yönetimi yapılır. İyi bir Tesis Yönetimi, tüm bu ihtiyaçları mümkün olan en uygun maliyetle en iyi şekilde yönetir.

Tesis yönetimi çeşitli sorumlulukları kapsamaktadır.

  • Organizasyon verimliliğini izleme. Tesisisin başarılı olması için personel, makine, malzeme, devam eden işler, bitmiş ürünler ve teslimat koordinasyonlarının sağlanmasıdır.
  • Tesis ihtiyaçlarının standartlaştırılmasını sağlayarak işletmenin tesisle ilgili harcamalarını koordine edilmesi.
  • Gayrimenkul satın alma, kiralama, inşa etme, yenileme, yer değiştirme ve gayrimenkulün elden çıkarılması operasyonlarının yönetimi.
  • Bir işletmede mevcut olan farklı süreçlere, prosedürlere ve standartlara uyum sağlanması.
  • İşletmenin en yüksek kapasitede çalışabilmesi için tesis bakım planlarını yapmak, uygulamak ve takip etmek.
  • Çevre, sağlık, güvenlik ve iş sağlığı ve güvenliği konularını izleme ve bunlara yanıt vermek.
  • Tesisin ilgili düzenleyici kanun ve yönetmeliklere uygunluğunun sağlanması.
  • LED aydınlatma dönüşümü, genişletilmiş montaj hatları için yeni alan, otomasyon ve yeni bilgisayar ağları için kablolama gibi çeşitli alanlarda gelecekteki tesis ihtiyaçlarını öngörmek.
  • Ofis malzemeleri sipariş etmekten bir afet durumunda harekete geçmeye kadar her türlü standart ve prosedür hakkında çalışanları eğitmek.
  • Sürdürülebilirlik çalışmalarını yönetmek ve çevresel sürdürülebilirlik ile ilgili sosyal ve yasal süreçlere uyum sağlamak ve sürekli geliştirmek.

TESİS YÖNETİMİNİN GELİŞEN KARAKTERİ

Tesis yönetimi geçmişte geleneksel olarak kapıcılık hizmetleri, haberleşme işleri ve güvenlik ile ilişkilendirilmiş olsa da yirminci yüzyılın ortalarından itibaren tesis yönetimi karmaşık ve zorlu bir disipline dönüşmüştür. Kişisel bilgisayar ağları, karmaşık enerji alt yapıları, hassas iklimlendirme sistemleri, sofistike telekomünikasyon sistemleri ve diğer teknolojik araçlar son 20 yılda tesis yönetimine olan gereksinimleri önemli ölçüde artırmıştır.

1980 döneminde başlayan operasyonel verimlilik sağlanmasına ve arttırılmasına yönelik olarak kurumsal maliyet bilinci oldukça etkili olmuştur. Bu çalışanlardan maksimim faydalanarak maliyetleri kontrol altına almak demek oluyor. Diğer taraftan günümüzün değişen iş yapış şekline bağlı olarak ekip çalışması, farklı disiplinler arası koordinasyon ve uzaktan çalışma felsefesiyle yeni alanlar ve yeni alt yapı talepleri yaratılmış oldu. Bir Tesis Yöneticisinin sorumlulukları, engelli erişimi, çevre yönetimi, enerji verimliliği, hijyen, sanitasyon, iş sağlığı ve güvenliği yönetimi gibi konular ile birlikte her geçen gün genişlemeye devam ediyor.

Teknolojinin ilerlemesi, rekabete bağlı verimlilik baskılarının artması ve yasal düzenlemelerin sonucu olarak, tesis yönetimi hizmetlerinin her geçen gün genişlemesine sebep olmuştur. Kompleksin büyüklüğüne bağlı olarak, muhtemelen bir tesis yöneticisi, standart bakım işleri, posta yönetimi ve güvenlik faaliyetleriyle ilgili önemli görevleri denetlemenin yanı sıra, mühendislik ve mimarlık hizmetleri sağlamaktan, taşeronları işe almaktan, bilgisayar ve telekomünikasyon sistemlerini sürdürmekten ve hatta satın alma, satma veya kiralama işlemlerinden de sorumlu olabilmektedir.

TESİS YÖNETİCİSİNİN GÖREVLERİNİ AÇIKLAYAN ÖRNEK SENARYO

Bir şirketin beş şubesini bilgisayarlı merkezi bir tesiste birleştirmeye karar verdiğini varsayalım. Taşınmayı planlamak, koordine etmek ve yönetmek tesis yöneticisinin işi olabilir. Yeni alanı bulması ve bir satın alma için pazarlık yapması gerekebilir. Hangi mobilya ve ekipmanın yeni ofise taşınabileceğini ve bunu ne zaman ve nasıl yapacağını, operasyonda minimum kesinti sağlayacak şekilde belirlemesi gerekecektir. Yeni mobilya ve ekipman için fiyatların müzakere edilmesini veya sınırlı bir bütçe ile ihtiyaçların dengelenmesini içerebilir. Tesis yönetimi departmanı ayrıca yeni alan için mühendislik ve mimari tasarım hizmetleri sağlayabilir ve hatta yeni bilgisayar ve bilgi sistemlerinin seçimi için organizasyon sağlayabilir. Yangın, su baskını ve hırsızlık riskini azaltan ve işçi güvenliğini sağlayan çeşitli güvenlik önlemleri ve sistemlerinin tasarımı ve uygulaması olacaktır. Tesis Yöneticisi ayrıca genel ve yerel yönetmelikleri dikkate almaktan sorumlu olacaktır. Kompleksin engelli erişimine uygun olması, temiz hava ve diğer çevre koruma düzenlemeleri ve diğer kurallara uygun olduğundan emin olması gerekecektir. Yönetmelikler tesisin uyması gereken engelli çalışan ve kullanıcı erişimi ile ilgili bir gereklilikler listesi belirler, temiz hava kanunları ise iç mekan hava kalitesi ve tehlikeli emisyonlar için standartlar koyar. Benzer şekilde, diğer yasalar enerji tüketimini ve güvenliğini sağlamak tesis yöneticisinin sorumluluk şemsiyesi altındaki diğer faktörleri düzenler. Yönetici ayrıca genel ve yerel yönetmelikleri dikkate almaktan sorumlu olacaktır. 

Analistler, süreç iyileştirme, maliyet sınırlama, pazara hız verme, kalite kontrol ve işyeri düzenlemeleri ve konseptleri alanlarında gelişen iş gerçekliklerinin, tesis yönetimi ile ilgili gelecekteki kavramlar üzerinde büyük bir etkiye sahip olacağını öne sürdüler. Tesis yöneticilerinin amacı çalışanlarını küresel rekabetin, teknolojik gelişmelerin, güvenlik tehditlerinin ve değişen değerlerin dinamik bir iş ortamına entegre etmek olacaktır. 

IIE Solutions’da yazan Steven M. Price, “Tesis Planlama: Bilgi Çağına Bakış” başlıklı makalesinde; gelecekteki finansal yönetim planlamasının temelini oluşturması muhtemel dört ana ilkeyi ortaya koydu:

  1. Bilgiye dayalı işin gelişen doğasını anlamak – “Yeni iş gücü ve işinin içeriği, kaynakların bürokratik kontrolünden ve varlıkların hareketinden, uzmanlık bilgisini kullanmakta olan, oldukça esnek ve ağ bağlantılı bir organizasyona doğru bir süreçten geçiyor. Karmaşık sorunları çözmek için bilgi yönetimi.
  2. Çalışma alanı eğilimlerini anlamak – Bilgi işlem ve iletişim teknolojilerinin işyeri ortamını temelden dönüştürecektir. Paylaşılan işler, evden çalışma, ev tabanlı işletmeler, esnek çalışma saatleri ve diğer eğilimler iş dünyasında daha fazla ilerleme sağladığından, tesis yönetimi felsefelerinin buna ayak uydurması gerekecektir.
  3. Yeni teknolojilerin iş yapma üzerindeki eski kısıtlamaları nasıl ortadan kaldırdığını anlamak – Bu, temelde “ulaşım ve iletişim teknolojisinin neden olduğu fiziksel sınırlamaların kaldırılmasının iş dünyasının kapsamını, stratejisini ve yapısını değiştirdiğini” kabul etmeyi gerektirir.
  4. “Job Factor” temellerini anlama – Fiziksel çevre ve iş içeriği de dahil olmak üzere tüm iş faktörlerinin etkileşimini inceleyen tesis yönetimi felsefeleri geliştirilmesi gerekecektir.

Artan sayıda büyük işletme, kendi personeli ile tesisleri yönetirken, bazıları dış kaynak tesis yönetim firması ile iç kaynak personel ile karma modeli tercih ederken bir çok işletme ise tesis yönetimi görevlerini uzman tesis yönetimi şirketlerine yaptırmayı seçiyor. Tesis Yönetim görevlerini sözleşme ile uzman bir tesis yönetim şirketlerine yaptırılması, kısmen tesis yönetiminin artan kapsamı ve karmaşıklığı nedeniyle daha yaygın hale gelmiştir. Şirketler, Tesis Yönetim sözleşmesi ile, bir ürün üretmek veya bir hizmet sağlamak gibi başka hedeflere odaklanmayı hedeflemektedirler. Tesis Yönetim sözleşmesi ile şirketler, tesis yönetimi görevlerini bir uzmana yaptırmanın maliyetleri düşürdüğünü ve operasyonları iyileştirdiğini düşünmektedir.

Sözleşme kapsamında yapılan tesis yönetimi ile tüm bir tesisin yönetim ihtiyaçları karşılanabilir veya tesisteki sadece bir operasyonun yalnızca bir bölümünü yönetebilir. Örneğin, bazı şirketler muhaberat hizmetlerini işletmede veya temizlik hizmetleri sağlamada uzmanlaşmış firmalar ile sözleşme ile hizmet almaktadır. Her halükarda şirket, işe aldığı tesis yönetici / yönetim firmasının uzmanlığından faydalanmayı bekler. Örneğin, veri işleme sistemlerini yöneten bir yüklenici, işvereninin şirket içinde geliştirmekte büyük zorluk çekeceği teknik bilgi birikimi getirebilecek bir hizmeti sağlayabilir. Benzer şekilde, spor komplekslerinin işletilmesinde uzmanlaşmış bir tesis yöneticisi çalıştıran bir rekreasyon tesisi sahibi, diğer işlevlerin yanı sıra, yüklenicinin alan yönetimi, muhasebe ve raporlama ve spor pazarlaması ile ilgili bilgi karışımından yararlanabilir.

Uzmanlık ve verimliliğin yanı sıra, sözleşmeli tesis yöneticileri tarafından birçok başka fayda sağlanmaktadır. Bu tür bir fayda, personel için mal sahibine veya ev sahibine karşı olan sorumluluğun azalmasıdır. Fabrikalarından birini yönetmesi için bir Tesis Yönetimi firması ile sözleşme yaparak, personel, eğitim, işçi tazminat masrafları ve davalar, çalışanlara sağlanan faydalar ve işçi şikayetleri önemli ölçüde azaltabilir. Ayrıca genel yönetim ve maaş bordrosu sorumluluklarını da ortadan kaldırır – saatleri takip etmek ve tüm personel için ödemeler yapmak yerine, sadece tesis yönetim şirketine ödeme yapar. Buna ek olarak, bir tesis yönetim firmasını işe alan bir şirket, işe alma veya kıdem tazminatı konusunda endişelenmeden personelini hızla azaltabilir veya artırabilir. Tesis Yönetim şirketleri milyonlarca çalışanları ile kapitalist düzenin en büyük temsilcileridir.

KAYNAKÇA

  1. Kızılağaç Steve. “Afet ve Kurtarma Planlaması: Tesis Yöneticileri için Kılavuz.” Güvenlik Yönetimi . Haziran 2005.
  2. Kahverengi, Malcolm. “Yeni Sınırın Hükümdarları.” Bugün Yönetim . Mart 1996.
  3. Cuma, Fırtınalı. Tesis Yöneticileri için Organizasyon Geliştirme . AMACOM, Amerikan Yönetim Derneği’nin bir Bölümü, 2003.
  4. Huston, John. “Tesise Hakim Olmak.” Binalar . Aralık 1999.
  5. Kruk, Leonard B. “Tesis Planlama, Değişen Ofis Teknolojilerini Destekler.” Ofis Teknolojisini Yönetmek . Aralık 1996.
  6. Levitt, Alan M. Afet Planlama ve Kurtarma: Tesis Uzmanları için Bir Kılavuz . John Wiley & Sons, 1997.
  7. Lewis, Bernard T. ve Richard P. Payant. Tesis Müdürünün Acil Durumlara Hazırlık El Kitabı . AMACOM, Amerikan Yönetim Derneği’nin bir Bölümü, 2003.
  8. O’Brien, Raymond. “Tesis Yöneticileri Paha Biçilemez Hizmetler Sağlar.” Ofis Teknolojisini Yönetmek . Eylül 1995.
  9. Price, Steven M. “Tesis Planlama: Bilgi Çağına Bakış.” IIE Çözümleri . Ağustos 1997.
  10. Sopko, Sandy. “Daha Küçük Personel ve Bütçeler FM Dış Kaynak Kullanımını Artırır.” Ofis . Ağustos 1993.
  11. Tuveson, Kit. “21. Yüzyılda Tesis Yönetimi.” Ofis Teknolojisini Yönetmek . Mayıs 1998.

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir

%d blogcu bunu beğendi: